Código: AP-TIC-PO-01 | Versión: 01 | Aprobado: 5 de diciembre de 2025
I. Objeto
TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S., identificada con NIT 900.207.715-2, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Su propósito es establecer los lineamientos, principios y procedimientos que rigen el tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o eliminados en el desarrollo de sus actividades, garantizando el pleno respeto por los derechos de los titulares, preservando la confidencialidad, seguridad, integridad y adecuada gestión de la información.
TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S. es una empresa dedicada, entre otras actividades, a la organización de convenciones y eventos comerciales; al diseño, producción, montaje y alquiler de elements para ferias, stands y eventos especiales; a la fabricación y comercialización de mobiliario para espacios comerciales; al diseño gráfico, industrial y decorativo; y a la prestación de servicios logísticos integrales para eventos y ferias.
II. Finalidad del tratamiento
TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S. tratará los datos personales recolectados para las siguientes finalidades:
- Gestionar, ejecutar y documentar actividades relacionadas con organización de eventos, ferias, convenciones y montajes comerciales; diseño, producción y alquiler de stands; fabricación de mobiliario; y prestación de servicios logísticos.
- Administrar relaciones con clientes y proveedores: cotizaciones, pedidos, órdenes de producción, facturación, entrega de productos, seguimiento de proyectos, atención de reclamaciones y soporte técnico o comercial.
- Realizar actividades de marketing, publicidad, estudios de mercado, encuestas de satisfacción y campañas comerciales.
- Compartir datos con aliados comerciales, proveedores y operadores logísticos para actividades de diseño, producción, transporte, montaje, análisis estadístico y demás operaciones necesarias.
- Actualizar, verificar y autenticar la información de las personas que se relacionan con la empresa.
- Verificar el cumplimiento de obligaciones contractuales, comerciales, laborales y legales.
- Gestionar procesos laborales: selección de personal, afiliaciones, nómina, seguridad social, auditorías y certificaciones.
- Evaluar, seleccionar y supervisar proveedores, contratistas, operadores logísticos y aliados creativos.
- Solicitar y suministrar referencias comerciales y financieras.
- Implementar medidas de debida diligencia, prevención del fraude y verificación en listas restrictivas.
- Cumplir obligaciones contables, fiscales, laborales, comerciales y de protección de datos personales.
III. Definiciones
- Aviso de privacidad: Comunicación dirigida al titular informando sobre el tratamiento de sus datos personales, las finalidades del mismo y la forma de acceder a la política aplicable.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Datos personales: Cualquier información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Oficial de protección de datos: Persona responsable de la vigilancia y control de la aplicación de esta política al interior de la empresa.
IV. Clasificación de las bases de datos
- Bases de datos de trabajadores: Datos de personas vinculadas laboralmente. Incluyen información privada, pública y sensible. El tratamiento para fines distintos a la relación laboral requiere autorización previa del titular.
- Bases de datos de contratistas y proveedores: Datos de personas con vínculo contractual o comercial. Tratamiento orientado al cumplimiento de las disposiciones contractuales estipuladas.
- Bases de datos de clientes: Información de clientes afiliados o no afiliados, nacionales o internacionales, ocasionales o permanentes, que requieran productos o servicios de la empresa.
- Bases de datos de terceros: Información entregada por clientes externos. Se presume que el tratamiento ha sido autorizado al cliente por el titular.
- Bases de datos de archivos inactivos: Información histórica almacenada durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad de recolección o las obligaciones legales vigentes. Vencido dicho término, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.
V. Deber de secreto y confidencialidad
TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en el tratamiento de datos privados y sensibles el secreto profesional y el deber de guardarlos. Estas obligaciones subsisten aun después de finalizada la relación contractual con la empresa. El incumplimiento será sancionado conforme al reglamento interno de trabajo y la legislación vigente.
VI. Autorización para el tratamiento
TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S. solicitará la autorización previa del titular para el tratamiento de sus datos personales, informando siempre:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos y la finalidad específica del mismo.
- Los derechos que le asisten como titular.
- Los canales de comunicación —correo electrónico, teléfono, dirección física— para consultas y reclamos.
VII. Tipos de datos recolectados
- Información de empleados: Datos obtenidos durante selección, contratación, afiliaciones, seguridad social, desempeño, bienestar y terminación de la relación laboral.
- Información de proveedores, contratistas y aliados comerciales: Datos para evaluación, vinculación, ejecución contractual, seguimiento y pagos.
- Información de clientes: Datos para cotizaciones, pedidos, facturación, entrega de productos, gestión de cartera y comunicaciones comerciales.
- Registros fotográficos y audiovisuales: Obtenidos exclusivamente en el marco de actividades corporativas, comerciales o de promoción interna. La difusión con fines publicitarios requiere autorización previa, expresa e informada del titular.
VIII. Casos en los que no se requiere autorización
No se requerirá autorización del titular cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
IX. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos frente a TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S.:
- Derecho de acceso: Conocer, de forma gratuita, los datos personales tratados, previa acreditación de identidad.
- Derecho de consulta: Solicitar información sobre los datos en cualquier base de datos de la empresa. Plazo de respuesta: 15 días hábiles prorrogables por 5 días hábiles adicionales.
- Derecho de rectificación y actualización: Solicitar la corrección de datos incompletos o inexactos.
- Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de datos cuando no sean necesarios, no estén siendo tratados conforme a la ley o haya vencido el período de tratamiento. Este derecho puede ser negado cuando exista deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
- Derecho de revocación: Revocar la autorización de tratamiento en cualquier momento, de forma total o parcial, salvo impedimento legal o contractual.
- Derecho de reclamo: Presentar reclamaciones ante la empresa o, agotado el procedimiento, ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales.
X. Procedimiento para ejercer los derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el titular deberá dirigir una comunicación escrita a TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S. por alguno de los siguientes canales:
- Correo electrónico: anacarvajal@triaxial.com.co
- Dirección física: Calle 44A No. 60-31, Medellín, Antioquia
- Teléfono: (604) 358 65 77
La solicitud deberá indicar: fecha, fotocopia del documento de identidad del titular y dirección de contacto física o electrónica. El tiempo máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles. Si no es posible dar respuesta en ese plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
XI. Protección de datos en los contratos
Los contratos laborales incluyen cláusulas de autorización para el tratamiento de datos de los trabajadores relacionados con la ejecución de la relación laboral. En los contratos de prestación de servicios, los terceros que requieran datos personales actuarán como encargados del tratamiento, con obligaciones de confidencialidad, seguridad e integridad conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
XII. Transferencia internacional de datos
De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, la transferencia de datos a países que no proporcionen un nivel adecuado de protección está prohibida, salvo en los siguientes casos: autorización expresa e inequívoca del titular; intercambios médicos por razones de salud pública; transferencias bancarias o bursátiles; tratados internacionales vigentes para Colombia; ejecución de contratos con autorización del titular; o exigencias legales de interés público.
XIII. Información de contacto
Para consultas, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con esta política:
- Teléfono: (604) 358 65 77
- Correo electrónico: anacarvajal@triaxial.com.co
- Dirección: Calle 44A No. 60-31, Barrio Triste, Medellín, Antioquia
XIV. Normatividad aplicable
- Constitución Política de Colombia, 1991
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 1074 de 2015
- Ley 2080 de 2021
- Decreto 255 de 2022
XV. Vigencia y actualizaciones
La presente política rige a partir del 11 de diciembre de 2025, bajo la firma del Representante Legal, Gustavo Alberto Osorio Patiño. TRIAXIAL SOLUCIONES CREATIVAS S.A.S. podrá modificar sus términos para cumplir con cambios normativos o en sus operaciones, notificando oportunamente a sus empleados y colaboradores.
